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Mentions obligatoires sur papiers et documents commerciaux

Le code de commerce indique la liste des mentions que toute personne physique ou morale immatriculée au RCS doit faire figurer sur ses documents et papiers commerciaux.

Par documents et papiers commerciaux destinés aux tiers, il faut entendre les factures, les notes de commande, les tarifs, les documents publicitaires, ainsi que toutes correspondances et tous récépissés concernant l’activité de la personne et signés par elle ou en son nom (C. com. art. R. 123-237).

Ces règles étant assorties d’une sanction pénale sont d’interprétation stricte.

Pour certaines professions réglementées, d’autres mentions spécifiques doivent aussi être reproduites dans les documents destinés aux tiers ; ces mentions sont prévues par des textes particuliers (agence de voyages, agent immobilier…).

Toutes ces mentions doivent apparaître en caractères apparents et sans abréviation.

Sont exclus les enveloppes, les emballages de toutes natures, même s’ils présentent un caractère publicitaire marqué, et les fiches et tickets de caisse remis par les établissements de vente au détail à leur clientèle, à moins qu’ils ne soient destinés à tenir lieu de factures acquittées (Réponse ministérielle n° 10819).

I – Les personnes assujetties à cette obligation

Il s’agit de toute personne physique ou morale immatriculée au Registre du commerce et des sociétés :

  • les commerçants, personnes physiques ;
  • les sociétés commerciales : SA, SAS, SARL, SNC, SCS ;
  • les sociétés civiles ;
  • les groupements d’intérêt économique ;
  • les sociétés coopératives ;
  • les entreprises publiques ;
  • les associations qui émettent des obligations ;
  • les locataires-gérants de fonds de commerce ;
  • l’auto-entrepreneur (sauf professionnel libéral).

II – Les mentions obligatoires

Toute personne immatriculée au RCS doit indiquer sur ses papiers commerciaux :

  • le numéro unique d’immatriculation SIREN de l’entreprise ;
  • la mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée ;

En pratique, cette mention se présente de la façon suivante :

SIREN XXX XXX XXX RCS Ville (par ex. SIREN 123 456 789 RCS Toulon)

  • le lieu de son siège social ;
  • le cas échéant, qu’elle est en état de liquidation ; si elle est une société commerciale dont le siège est à l’étranger, outre les renseignements ci-dessus (lieu du siège social et état de liquidation), sa dénomination, sa forme juridique et le numéro d’immatriculation dans l’Etat où elle a son siège, s’il en existe un.
  • le cas échéant, la qualité de locataire-gérant ou de gérant mandataire.

S’agissant des sociétés commerciales, il y lieu, en outre, de mentionner :

  • la dénomination sociale ;
  • la forme sociale ;
  • le montant du capital social (C. com. art. R. 123-238).

Toute personne immatriculée indique sur son site internet la mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée, ainsi que les renseignements ci-dessus (SIREN, lieu du siège social…).

Toute contravention à ces dispositions est punie de l’amende prévue pour les contraventions de 4e classe.

Pour les établissements secondaires, la mention du numéro SIRET (SIREN + NIC) sur les documents commerciaux n’est pas obligatoire. Il peut être cependant requis à la demande de certaines administrations (URSSAF, CRAM, services fiscaux, ASSEDIC).

Pour les fiches de paie, le SIRET doit figurer (C. trav. art. R. 3243-1 à R. 3243-5).

Le SIRET se présente de la manière suivante :

SIRET XXX XXX XXX NIC XXXXX

Pour les courriers électroniques, le comité juridique de l’Association nationale des sociétés par actions (ANSA), dans un avis du 2 juin 2004, a précisé que tout document officiel, quel que soit son support, doit comporter les mentions obligatoires. Cependant, ne sont pas soumis à cette obligation, les documents internes et ceux, mêmes destinés aux tiers, qui sont d’ordre purement factuel.

III – Les mentions d’usage

Il est d’usage de faire figurer sur les papiers et documents commerciaux, d’autres mentions :

  • les références bancaires ou postales ;
  • le numéro d’entreprise au répertoire SIRET ;
  • le code NAF ;
  • le numéro d’identification TVA…

Ces mentions sont un choix volontaire de l’entreprise résultant soit de ses habitudes, soit d’un souhait de communication ou d’image.

Informations

Rédacteur
Christine RUBETTI
CONSULTANT COMMERCE

Date de publication
le 30/10/17 à 16:44