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Factures papier : numérisation possible

Les entreprises vont désormais pourvoir économiser de la place et de l’argent pour le stockage de leurs factures. En effet, l’arrêté du 22 mars 2017 prévoit les modalités de la possible numérisation des factures papier et définit, à des fins de contrôle de l’administration fiscale, les règles de conservation des factures ainsi numérisées.

Auparavant, les factures devaient être stockées sous leur forme originelle, papier ou électronique, sous laquelle elles avaient été transmises ou mises à disposition.

Ainsi, en cas de réception de factures sous la forme « papier », l’article L102C du livre des procédures fiscales imposait jusqu’ici leur conservation sous cette forme papier pendant 6 ans minimum. Rien n’empêchait les entreprises de scanner leurs factures, mais la conservation « papier » restait nécessaire.

Cette obligation, lourde en termes d’espace et de coût, vient de prendre fin. L’article 16 de la loi de finances rectificative pour 2016 a instauré la possibilité pour les entreprises de conserver au format électronique les factures établies ou reçues sur support papier, de même que les autres pièces justificatives.

A compter du 31 mars 2017, les contribuables assujettis à la TVA qui le souhaitent peuvent donc numériser leurs factures papier dès l’envoi ou la réception de ces dernières et peuvent les conserver sous forme dématérialisée jusqu’à la fin de la période de conservation fiscale, soit 6 ans.

Cette mesure a pour objet de favoriser la dynamique de dématérialisation des process. Elle permet en outre aux assujettis à la TVA de réaliser des gains de productivité en ayant recours à un archivage dématérialisé moins onéreux qu’un archivage de document papier.

L’article 1 de l’arrêté du 22 mars 2017 complète le chapitre II bis du titre II de la 3e partie du livre des procédures fiscales, par un article A. 102 B-2 qui prévoit les dispositions suivantes relatives à la numérisation des factures papier :

1) Le procédé de numérisation

Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique est réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l’original en image et en contenu.

Les couleurs sont reproduites à l’identique en cas de mise en place d’un code couleur.

Les dispositifs de traitement sur l’image sont interdits.

En cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s’opérer sans perte.

2) L’archivage numérique

Il peut être effectué par l’assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet.

Les opérations d’archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.

Afin de garantir l’intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données et est assorti :

  • d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
  • d’une empreinte numérique ;
  • d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au RGS de niveau une étoile ;
  • ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).

Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

Cette obligation d'archivage, qui pèse à la fois sur le vendeur et sur l'acheteur, est pénalement sanctionnée.

Informations

Rédacteur
Christine RUBETTI
CONSULTANT COMMERCE

Date de publication
le 25/10/17 à 12:28